Hội nghị là một loại hình khác với đại hội hay một lễ kỷ niệm, một lễ khởi công, động thổ, khen thưởng,... Tại đại hội hay lễ kỷ niệm, người ta chuẩn bị sẵn những bài diễn văn trang trọng; tại một số cuộc lễ, hội, người ta có thể đọc những quyết định, có tính nguyên tắc phải nguyên văn. Còn tại các hội nghị mà chỉ “hoạt động đơn phương, một chiều” thì đó là một hội nghị nhạt nhẽo.
Để hội nghị có chất lượng, đạt mục đích yêu cầu đề ra cần rất nhiều yếu tố, trong đó, sự chuẩn bị chu đáo về nội dung là rất quan trọng. Người chủ trì hội nghị có kinh nghiệm thường đặt vấn đề, quán triệt một cách rất ngắn gọn ý nghĩa, mục đích, yêu cầu; phân công cụ thể người báo cáo nội dung; điều hành thảo luận; kết luận rõ ràng, cụ thể, dứt điểm,... Người báo cáo nên dựa vào văn bản đã chuẩn bị, tóm tắt ngắn lại và nêu rõ từng nội dung một cách có hệ thống, mạch lạc; có thể thuyết trình, giải thích, nhấn mạnh thêm những điểm quan trọng, cốt yếu để người nghe dễ hiểu, tập trung đúng trọng tâm, trọng điểm. Những người tham gia thảo luận cần phải căn cứ mục đích yêu cầu của chủ trì hội nghị đã đặt ra, bám vào nội dung, bản chất, tranh luận thẳng thắn,... Có thể chỉ đề cập một phần mà mình thấy cần thiết, không dàn trải, không vòng vo để người nghe dễ hiểu, dễ tiếp thu.
Lâu nay, có những hội nghị vẫn chưa được đổi mới, vẫn theo lối mòn cũ, hết người này đến người khác lên đọc báo cáo “một cách vô cảm”, đọc cho xong, cho có và người nghe cũng khó tiếp thu thông tin, chỉ nghe, nhưng không hiểu mình đang nghe về cái gì?... Hoặc có những trả lời chất vấn, những ý kiến phát biểu được viết sẵn từ ở nhà, đến chỉ đọc “như phát thanh viên”. Đã có những vị đại biểu, thay mặt cấp trên mà mang một bài viết với nhiều nội dung sao chép, “góp nhặt”, khiến người nghe “mất hứng” và có phần thất vọng!..
Chúng ta không thể đòi hỏi cán bộ, lãnh đạo nào cũng như những diễn giả hùng biện. Nhưng thật đáng buồn khi chủ trì một địa phương, một cơ sở, thủ trưởng một đơn vị, tư lệnh của một ngành mà trả lời chất vấn hoặc báo cáo tình hình của đơn vị mình, ngành mình mà khi nào cũng đọc văn bản đã được chuẩn bị sẵn, không thể “tay bo”, thậm chí có vị đọc cũng không trôi chảy! Bác Hồ từng kể: “Có hai đồng chí cán bộ, một nam, một nữ, đến nói chuyện ở nhà văn hóa Tân Trào. Mỗi đồng chí diễn thuyết hết một giờ. Diễn thuyết xong, đồng bào vỗ tay hoan hô. Lúc đó Bác ở trong quần chúng, Bác mới hỏi một cô: Cô có hiểu gì không? Cô ta trả lời: Không ạ. Bác lại hỏi một cụ. Cụ ấy trả lời: Các đồng chí nói rất hay nhưng tôi không hiểu gì cả”.
Diễn thuyết hay đọc báo cáo mục đích trên hết là để truyền đạt thông tin, và sau đó (có thể) là tiếp nhận thông tin phản hồi, tranh luận hay thảo luận. Vì vậy, để diễn thuyết, hay đọc báo cáo không trở thành “đọc” một cách vô cảm, người đọc cần hiểu rõ vấn đề mình cần thông tin, chia sẻ; hiểu rõ, hiểu sâu vấn đề của ngành mình, đơn vị mình… Có như vậy mới biết chỗ nào cần nhấn mạnh, chỗ nào cần bỏ qua, thậm chí không cần nhìn văn bản chuẩn bị trước. Và tất nhiên, ngược lại, nếu không hiểu các vấn đề mình đang báo cáo, thì chỉ còn cách an toàn nhất là “đọc” một cách vô cảm mà thôi!!!...
