Thực hiện quy định của pháp luật, HĐND tỉnh Nghệ An nhiệm kỳ 2016 - 2021 đã chọn, cử Đoàn Thư ký kỳ họp gồm những cán bộ có trình độ, năng lực và có trách nhiệm. Trong đó có đồng chí Chánh văn phòng HĐND tỉnh, người nắm bắt chương trình, nội dung mỗi kỳ họp và tình hình chuẩn bị các văn bản trình HĐND tỉnh sẽ xem xét thông qua nghị quyết. Các thành viên khác của Đoàn Thư ký đã chủ động, tích cực thực thi nhiệm vụ với ý thức tự giác cao. Để phục vụ kỳ họp nói chung và tạo thuận lợi cho Đoàn thư ký nói riêng, Thường trực HĐND tỉnh khóa XVII đã chỉ đạo Văn phòng HĐND tỉnh tiến hành thu và gỡ băng ghi âm nội dung kỳ họp. Nhờ đó Đoàn thư ký có thể biên tập, tổng hợp và xử lý thông tin đầy đủ, chính xác từng vấn đề lãnh đạo, đại biểu HĐND tỉnh nêu tại kỳ họp để kịp thời báo cáo Chủ tọa kỳ họp giải quyết tại phiên họp tiếp theo (nhất là sau phiên thảo luận tổ và thảo luận tại hội trường). Nhiệm vụ đòi hỏi thời gian gấp rút nhất là tổng hợp và xây dựng báo cáo thảo luận các tổ tại kỳ họp HĐND tỉnh. Buổi thảo luận trong các kỳ họp HĐND tỉnh Nghệ An thường diễn ra vào buổi chiều, các thư ký kỳ họp, trên cơ sở tham dự và ghi chép ý kiến thảo luận của đại biểu HĐND tỉnh tại 8 Tổ đại biểu đã hệ thống đầy đủ, rõ ràng chính xác những ý kiến thảo luận. Báo cáo được khẩn trương hoàn thành trong đêm để gửi đại biểu; bản tóm tắt được Thư ký kỳ họp trình bày tại Hội trường trong buổi sáng ngày hôm sau. Nhìn chung các đại biểu HĐND tỉnh thực sự hài lòng khi những ý kiến của mình tại tổđược tổng hợp đầy đủ, trung thực, chính xác. Không chỉ tại phiên thảo luận mà trong tất cả các hoạt động của kỳ họp HĐND, Thư ký kỳ họp thực sự đã là cầu nối giữa Đại biểu HĐND tỉnh với Chủ tọa kỳ họp, giúp Chủ tọa điều hành kỳ họp một cách dân chủ, khoa học; giúp đại biểu tham gia thảo luận đúng nội dung trọng tâm, bảo đảm chất lượng và tiếp thu chỉnh lý kịp thời dự thảo các nghị quyết và các văn bản khác để trình HĐND tỉnh thông qua.
Chủ tọa và Thư ký kỳ họp thứ 6 - HĐND tỉnh khóa XVII
Trong thực tế nhiệm vụ của Thư ký kỳ họp thực sự quan trọng, tuy nhiên trong Quy chế hoạt động của HĐND không quy định số lượng, tiêu chuẩn, chức danh (như Tổ trưởng, Trưởng đoàn) của từng Thư ký kỳ họp. Bên cạnh đó với chức năng "Giúp Thường trực HĐND phối hợp với các ban của HĐND, các cơ quan hữu quan chỉnh lý dự thảo nghị quyết và các văn bản khác để trình HĐND", thư ký đã tham gia vào các quá trình hình thành văn bản của kỳ họp. Điều đó thể hiện ở chỗ: sau các bước cơ quan soạn thảo trình,ban HĐND tỉnh thẩm tra, HĐND tỉnh thảo luận tại kỳ họp, Chủ tọa kỳ họp tiếp thu, kết luận sẽ đến nhiệm vụ chỉnh lý, trình bản dự thảo nghị quyết hoàn chỉnh của Đoàn thư ký kỳ họp để HĐND tỉnh xem xét và thông qua. Sau khi được các đại biểu thông qua, kết thúc kỳ họp, Đoàn Thư ký vẫn tiếp tục làm nhiệm vụ phối hợp với lãnh đạo các ban HĐND và Văn phòng HĐND tỉnh biên tập, chỉnh sửa dự thảo nghị quyết bảo đảm nội dung và kỹ thuật theo quy định của pháp luật. Đến khi Chủ tịch HĐND tỉnh ký phê chuẩn và phát hành Đoàn thư ký mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ của mình. Là một khâu quan trọng trong quá trình hoàn thiện văn bản như vậy nhưngvai trò và nhiệm vụ của Đoàn thư ký kỳ họp chưa được các văn bản quy phạm pháp luật nêu rõ.
Thực tế hoạt động trên đòi hỏi phải có những quy định cụ thể hơn về vai trò, vị trí của thư ký kỳ họp HĐND. Thư ký kỳ họp cũng cần được bồi dưỡng nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ theo quy định tại Điều 14 Quy chế hoạt động của HĐND, góp phần nâng cao chất lượng kỳ họp của HĐND tỉnh nói riêng và HĐND các cấp nói chung trong thời gian sắp tới./.
Lê Xuân
